Flujo Operativo Completo - Pagos Detectados, por Identificar y Conciliacion Posterior

Fecha: 2026-08-02 Modulo: doorandoor_control_cobros

Objetivo

Documentar el flujo operativo real para los casos en que:

• contabilidad o control de cobros detecta un pago antes de conocer la factura correcta
• el pago puede haberse hecho por varias vias
• el pagante no informa bien la referencia
• la identificacion correcta llega despues por canales manuales
• el pago debe registrarse primero y conciliarse despues

Escenario real del negocio

La controladora de pagos puede ver entrar un pago en:

• Zelle
• transferencia
• banco
• pasarela
• efectivo

Y en ese momento puede no saber:

• de que factura es
• quien pago exactamente
• si corresponde a un cliente con varias facturas abiertas
• si es pago total o parcial

Ese pago no debe perderse por falta de informacion inicial.

Regla funcional

Si el pago se detecta, debe poder registrarse aunque no tenga factura identificada aun.

Flujo completo recomendado

Etapa 1. Pago detectado

La controladora ve un ingreso real en la plataforma o en el banco.

Accion esperada:

• crear un control de cobro
• registrar monto
• registrar diario o via
• registrar referencia observada
• registrar notas de identificacion

Opcionalmente:

• crear tambien el account.payment desde ese momento

Resultado:

• el dinero queda capturado operativamente
• aun no afecta una factura especifica

Etapa 2. Pago por identificar

El control queda en bandeja de identificacion.

Caracteristicas:

• puede no tener factura
• puede no tener cliente confirmado
• puede ya tener payment_id contable
• no debe cerrar ninguna factura
• no debe conciliarse todavia

Resultado:

• contabilidad no pierde el rastro del dinero recibido

Etapa 3. Pago identificado

Por llamadas, WhatsApp, ventas, correo o revision manual se identifica:

• el cliente
• la factura
• o ambas cosas

Accion esperada:

• asociar el control a la factura correcta
• si el pago contable ya existe, enlazarlo
• si no existe, crearlo o ubicarlo

Resultado:

• el control ya queda listo para revision final

Etapa 4. Revision contable

La controladora revisa:

• monto
• referencia
• diario
• cliente
• coincidencia con la factura

Si cuadra:

• pasa a validacion

Si no cuadra:

• permanece en revision
• o pasa a rechazado

Etapa 5. Conciliacion

Cuando ya existe:

• factura correcta
• pago contable correcto

Accion esperada:

• conciliar el pago contra la factura

Resultado:

• el residual de la factura baja
• los totales pendientes se actualizan
• contabilidad ve el movimiento correcto en LM

Etapa 6. Cierre parcial o total

Si el pago cubre todo:

• factura pagada

Si cubre solo una parte:

• factura pagada parcialmente

Si quedan otros pagos pendientes:

• la factura sigue en revision o parcial segun corresponda

Casos que este flujo cubre

Caso A. Pago visto antes que la factura

• se crea control sin factura
• se crea o enlaza pago contable
• luego se identifica factura
• despues se concilia

Caso B. Cliente pago mal identificado

• el cliente no puso numero de factura
• el pago entra
• la controladora lo retiene en Por identificar
• luego lo asocia por comunicacion manual

Caso C. Factura pagada por varias vias

• un control por cada evidencia de pago
• cada tramo se revisa separado
• la factura cierra por suma conciliada

Caso D. Pago parcial detectado primero

• se registra el pago parcial
• se identifica factura despues
• se concilia parcialmente
• la factura queda parcial

Regla contable clave

Registrar el pago y conciliarlo son dos momentos diferentes.

Se puede:

• crear el account.payment primero
• y aplicarlo a la factura despues

Eso es correcto cuando el dinero ya entro, pero aun no se ha identificado completamente su destino.

Estados operativos sugeridos

Para el control:

• Detectado
• Por identificar
• Identificado
• En revision
• Validado
• Rechazado

Si no se quieren tantos estados, la implementacion minima puede usar:

• control sin factura
• estado de asociacion
• filtros operativos

Botones operativos sugeridos

• Crear pago
• Marcar por identificar
• Asociar cliente
• Asociar factura
• Asociar pago contable
• Conciliar
• Validar
• Rechazar

Regla final

El sistema debe permitir:

• detectar el pago primero
• registrar el pago despues o al mismo tiempo
• identificar la factura despues
• conciliar despues

Ese es el flujo correcto para la operacion real.